Executive Assistant

Voor een van onze klanten zijn wij op zoek naar een Executive Assistant (Fulltime 40 uur of eventueel parttime tot min van 32 uur)

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de directie en manager en draag je zorg voor het dagelijkse reilen en zeilen binnen twee belangrijke pijlers: de ontwikkelingstak (vastgoedontwikkeling High-End woningen voor met name Nederlandse, Amerikaanse en Canadese markt) en het beheer van de vastgoedportefeuille (huur binnen commerciële panden). Je combineert organisatorisch talent met commerciële scherpzinnigheid en weet dienstbaarheid en daadkracht effectief te balanceren

Taken

1. Ondersteuning ontwikkelingstak

• Coördinatie en logistiek van bouwmaterialen voor de verschillende projecten (planning, opvolging aannemers)
• Toezien op administratie en documentatie (bouwdossiers, inkoop)
• Regelen en opvolgen van nutsvoorzieningen (zoals Aqualectra-aansluitingen)
• Voorzitten van projectvergaderingen en opvolging van actiepunten

2. Beheer vastgoedportefeuille (5 panden High-End)

• Eerste aanspreekpunt voor huurders en potentiële-huurders.
• Contractbeheer: opstellen, bespreken en verwerken van huurovereenkomsten
• Organiseren en verzorgen van rondleidingen voor potentiële huurders
• Klachtafhandeling en proactieve oplossing van problemen
• Planning en coördinatie van onderhoudswerkzaamheden (airco, schilderwerk, tuinen)
  

• Functionele aansturing van 2 receptionisten en 1 onderhoudsmedewerker
• Coördineren van wekelijkse overleggen en bewaken van de voortgang
• Delegeren van taken en bewaken van kwaliteit en deadlines

4. Marketing & evenementenorganisatie

• Verzorgen of coördineren van visuele content (foto’s van nieuwe projecten) en andere marketingactiviteiten zoals Social media
• Organiseren van borrels en evenementen voor huurders

5. Persoonlijke assistentie van de directie

• Ondersteunen bij bankzaken, verzekeringen, compliance formulieren en nodige documenten en aanvragen
• Agendabeheer, communicatie, correspondentie en notuleren van meetings
• Persoonlijke ondersteuning voor directie

Requirements

Opleiding en ervaring:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol met coördinerende, commerciële en/of logistieke verantwoordelijkheden
• Ervaring in de horeca, vastgoed, bouw of hospitality-sector is een pré

Vaardigheden en competenties:

• Sterk servicegericht en representatief
• Commercieel inzicht met gevoel voor esthetiek en klantbeleving
• Daadkrachtig, probleemoplossend vermogen en stressbestendig
• Teamplayer die ook zelfstandig kan opereren en taken effectief delegeert
• Flexibel, proactief en gewend aan directe communicatie
• Taalvaardig: Uitstekend Nederlands (schriftelijk en mondeling), goed verstaanbaar Engels